Андрей
БУДНИКОВ
,
директор
по
персоналу
и
организационному
проектированию
ПАО
«
Ленэнерго
»
Цифровизация
, IT,
диджитал
, e-learning,
электронные
под
-
писи
и
документы
—
все
эти
слова
стали
частью
нашей
жизни
.
Однако
внедрение
этих
процессов
происходит
очень
непросто
и
небыстро
,
особенно
для
больших
госу
-
дарственных
структур
.
Ввод
в
работу
цифровых
новшеств
в
длительной
перспективе
дает
оптимизацию
многих
про
-
цессов
и
колоссальную
экономию
времени
.
Б
ольшой
профессиональный
опыт
в
работе
с
пер
-
соналом
,
в
том
числе
производственным
,
позволя
-
ет
нам
говорить
о
том
,
что
некоторые
изменения
требуют
аккуратного
подхода
и
тестового
режима
.
В
ПАО
«
Ленэнерго
»
было
принято
решение
внедрять
два
пилотных
проекта
: «
Личный
кабинет
работника
»
и
«
Ав
-
томатизированные
дистанционные
предрейсовые
меди
-
цинские
осмотры
».
Результаты
проектов
будут
собраны
и
проанализированы
.
Практика
,
с
одной
стороны
,
даст
нам
понимание
,
какие
требуются
коррективы
,
с
другой
стороны
,
позволит
протестировать
внедрение
в
рабочую
среду
со
-
трудников
.
КЕЙСЫ
ИЗ
ПРАКТИКИ
Актуальность
.
Значительное
сокращение
временных
за
-
трат
и
,
как
следствие
,
сокращение
траты
«
чистого
»
рабочего
времени
—
важнейший
результат
цифровизации
для
разме
-
щенных
по
всей
Ленинградской
области
филиалов
и
райо
-
нов
электрических
сетей
ПАО
«
Ленэнерго
».
ЛИЧНЫЙ
КАБИНЕТ
РАБОТНИКА
Наполнение
(
рисунок
1):
–
автоматизация
проектов
документов
;
–
получение
работником
уведомлений
и
извещений
,
явля
-
ющихся
обязательными
для
работодателя
и
требующих
соблюдения
сроков
исполнения
.
Примеры
актуальных
задач
Применительно
к
кадровой
документации
потребность
в
согласовании
документов
возникает
при
подготовке
при
-
казов
по
личному
составу
,
представлений
,
заявлений
и
слу
-
жебных
записок
(
например
,
заявлений
на
перенос
даты
на
-
чала
отпуска
или
о
переводе
на
другую
работу
,
поощрении
работника
и
во
многих
других
случаях
).
Подготовка
и
пере
-
сылка
таких
документов
в
автоматизированном
режиме
позволяет
избежать
трудоемкой
и
длительной
процедуры
обычного
согласования
документов
и
значительно
ускорить
весь
процесс
.
Кроме
того
,
работнику
не
требуется
тратить
время
на
дорогу
из
отдаленного
района
электрических
сетей
в
управление
филиала
или
исполнительный
аппарат
ПАО
«
Ленэнерго
».
Механика
действия
Получив
в
личном
кабинете
извещение
о
дате
начала
от
-
пуска
в
соответствии
с
графиком
отпусков
на
соответствую
-
щий
год
,
работник
может
распечатать
извещение
,
подписать
его
,
сканировать
и
отправить
обратно
в
кадровое
подраз
-
деление
.
В
случае
производственной
необходимости
или
иных
обстоятельств
работник
может
распечатать
из
личного
кабинета
заявление
о
переносе
даты
начала
отпуска
,
опе
-
ративно
согласовать
его
у
руководителя
и
также
направить
кадровику
.
Все
эти
действия
не
займут
больше
15
минут
,
да
и
работник
не
будет
связан
с
часами
работы
кадрового
под
-
разделения
.
В
случаях
,
когда
для
работодателя
важно
получить
«
живую
»
подпись
работника
на
документе
в
соответствии
с
нормами
закона
,
такой
документ
может
быть
сканирован
и
направлен
кадровику
через
личный
кабинет
для
начала
оформления
какого
-
либо
приказа
,
а
впоследствии
передан
в
оригинале
непосредственно
в
кадровое
подразделение
.
Таким
же
образом
решается
вопрос
получения
инфор
-
мации
о
составных
частях
заработной
платы
работником
Цифровизация
—
большие
возможности
в
оптимизации
управления
персоналом
40
Ежеквартальный
спецвыпуск
№
3(10),
сентябрь
2018
Управление
персоналом
(
в
частности
,
размещение
в
личном
кабинете
расчетного
листа
).
Кроме
того
,
в
личном
кабинете
работник
может
посмо
-
треть
свою
персональную
информацию
и
своевременно
сообщить
работнику
кадровой
службы
об
изменении
своих
персональных
данных
(
например
,
паспортных
данных
или
адресе
регистрации
).
Работник
в
любое
удобное
время
мо
-
жет
увидеть
свои
оклад
,
доплаты
и
надбавки
,
стаж
работы
и
другую
важную
для
него
информацию
,
которую
ранее
ему
приходилось
запрашивать
у
работника
кадрового
подразде
-
ления
,
отвлекаясь
от
рабочего
процесса
самому
и
отвлекая
кадровика
.
Безопасность
Разумеется
,
что
вся
персональная
информация
работ
-
ника
должна
быть
защищена
от
постороннего
доступа
пер
-
сональным
паролем
сотрудника
.
Перспективы
.
Комментарий
эксперта
По
окончании
пилотного
проекта
личный
кабинет
будет
установлен
на
все
автоматизированные
рабочие
места
.
Бу
-
дет
решен
вопрос
об
установке
доступов
в
личные
кабинеты
на
компьютерах
сотрудников
удаленных
участков
.
Также
планируется
расширение
функционала
личного
кабинета
для
решения
таких
задач
,
как
управление
рабочим
процессом
сотрудника
,
информирование
о
необходимости
прохождения
периодических
медосмотров
,
планового
обу
-
чения
по
повышению
квалификации
,
изменения
в
правилах
и
нормах
по
охране
труда
и
пр
.
Нельзя
не
отметить
,
что
,
таким
образом
,
личный
кабинет
решает
массу
задач
в
области
оперативности
и
эффектив
-
ности
внутренних
коммуникаций
.
По
оценкам
сотрудников
управления
персоналом
Компании
,
также
существенно
со
-
кратятся
трудозатраты
у
специалистов
кадрового
учета
на
ряд
трудовых
операций
в
своей
повседневной
деятельности
.
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ
ДИСТАНЦИОННЫЕ
ПРЕДРЕЙСОВЫЕ
МЕДИЦИНСКИЕ
ОСМОТРЫ
В
случаях
,
предусмотренных
трудовым
законодатель
-
ством
,
работодатель
обязан
организовывать
и
проводить
за
счет
собственных
средств
обязательные
предваритель
-
ные
(
при
поступлении
на
работу
)
и
периодические
(
в
тече
-
ние
трудовой
деятельности
)
медицинские
осмотры
,
другие
обязательные
медицинские
осмотры
,
а
также
обеспечивать
Рис
. 1.
Проект
личного
кабинета
работника
41
недопущение
работников
к
исполнению
ими
трудовых
обя
-
занностей
без
прохождения
обязательных
медицинских
ос
-
мотров
.
В
соответствии
с
нормативными
актами
,
регламенти
-
рующими
проведение
предрейсовых
медосмотров
,
такие
медосмотры
проводятся
при
наличии
лицензии
на
осу
-
ществление
медицинской
деятельности
медработниками
,
имеющими
высшее
и
(
или
)
среднее
профессиональное
образование
,
или
медицинской
организацией
,
или
иной
ор
-
ганизацией
,
осуществляющей
медицинскую
деятельность
(
в
том
числе
медработником
,
состоящим
в
штате
работо
-
дателя
).
Если
медосмотры
будут
проводиться
штатным
медработником
,
придется
получать
лицензию
на
осущест
-
вление
медицинской
деятельности
и
организовывать
ме
-
дицинский
кабинет
.
Актуальность
До
настоящего
времени
ПАО
«
Ленэнерго
»
в
соответ
-
ствии
с
конкурсными
процедурами
заключало
договор
об
оказании
соответствующих
услуг
со
многими
медицинскими
организациями
,
находящимися
в
территориальной
близости
к
определенным
филиалам
,
районам
электрических
сетей
и
участкам
.
Такой
способ
проведения
предрейсовых
медосмотров
требует
больших
затрат
и
не
всегда
приводит
к
нужному
ре
-
зультату
,
так
как
не
всегда
удается
найти
сертифицирован
-
ное
медицинское
учреждение
,
которое
близко
расположено
к
мастерскому
участку
.
Как
следствие
,
работник
ПАО
«
Лен
-
энер
го
»
тратит
от
20
минут
до
2,5
часов
рабочего
времени
на
прохождение
предрейсового
медицинского
осмотра
.
Анализируя
эти
затраты
(
а
другими
словами
«
потери
»
рабочего
времени
),
было
принято
решение
запустить
пилот
-
ный
проект
на
проведение
автоматизированных
дистанци
-
онных
медицинских
осмотров
(
рисунок
2),
апробировав
про
-
ект
на
одном
из
областных
филиалов
.
Механика
действия
Автоматизированный
дистанционный
предрейсовый
мед
-
осмотр
включает
в
себя
:
–
набор
необходимой
электронной
аппаратуры
,
состоящий
из
сенсорного
моноблока
,
оснащенного
видеокамерой
;
–
электронных
:
тонометра
,
алкотестера
,
пирометра
,
термопринтера
для
печати
этикеток
к
путевому
листу
,
с
использованием
квалифицированной
электронной
подписи
медицинского
работника
.
Система
работает
в
круглосуточном
режиме
,
находится
под
контролем
сертифицированного
медицинского
персона
-
ла
и
охватывает
все
удаленные
филиалы
(
районы
и
участ
-
ки
).
Пропускная
способность
одного
терминала
—
примерно
30
работников
за
один
час
.
Водитель
,
следуя
подсказкам
на
терминале
,
снимает
показания
с
помощью
подключенных
приборов
.
Программа
регистрирует
показатели
и
направляет
их
медицинскому
ра
-
ботнику
,
который
обрабатывает
информацию
,
поступающую
со
всех
терминалов
организации
.
Водители
с
нормальными
показателями
получают
заключение
с
электронной
подпи
-
сью
о
допуске
к
работе
.
В
случае
отклонений
медицинский
работник
подключается
к
дальнейшему
медосмотру
и
после
этого
принимает
решение
о
допуске
или
отказе
в
допуске
.
Критерии
эффективности
автоматизации
осмотров
:
–
возможность
организации
на
удаленных
территориях
;
–
снижение
времени
на
прохождение
медицинского
осмотра
работником
(
весь
процесс
прохождения
Рис
. 2.
Автоматизированный
предрейсовый
медицинский
осмотр
водителей
42
Ежеквартальный
спецвыпуск
№
3(10),
сентябрь
2018
Управление
персоналом
предрейсового
автоматизированного
медосмотра
составляет
от
3
до
5
минут
на
человека
);
–
минимизация
«
человеческого
фактора
»;
–
отсутствие
фальсификации
результатов
проведенного
медосмотра
;
–
повышение
ответственности
работников
и
эффектив
-
ности
выполняемой
ими
работы
;
–
фиксация
данных
,
полученных
от
приборов
,
и
видео
-
запись
процедуры
прохождения
медосмотра
,
которая
хранится
длительное
время
;
–
единая
электронная
база
,
где
время
прохождения
и
допуска
фиксируются
с
точностью
до
секунды
;
–
допуск
подтверждается
усиленной
квалифицированной
подписью
медицинского
работника
;
–
процедура
и
оформление
необходимых
документов
происходит
в
соответствии
с
требованиями
законода
-
тельства
.
ПРАКТИКА
ТРУДОВОГО
ПРАВА
Возможно
,
одной
из
причин
стагнации
процессов
цифро
-
визации
в
крупных
компаниях
являются
сомнения
коллег
в
правомерности
использования
в
трудовых
отношениях
тех
или
иных
электронных
форм
документов
и
различных
уве
-
домлений
.
Не
только
персонал
,
но
и
сами
сотрудники
отдела
кадров
,
во
избежание
правовых
рисков
,
продолжают
оформ
-
лять
все
в
документарной
форме
.
Государственные
контро
-
лирующие
и
судебные
органы
считают
,
что
все
документы
должны
быть
оформлены
на
бумаге
,
хотя
позиция
судебных
органов
в
последнее
время
все
же
меняется
.
Не
так
давно
в
Трудовом
кодексе
Российской
Федера
-
ции
появились
нормы
о
дистанционной
работе
и
о
возмож
-
ности
оформления
электронного
документа
.
Уже
много
лет
действует
закон
об
электронной
подписи
,
который
пред
-
усматривает
,
что
любые
документы
могут
оформляться
с
использованием
электронной
подписи
,
за
исключениями
,
предусмотренными
только
федеральным
законом
.
Из
чего
следует
,
что
если
оформлять
усиленные
квалифицирован
-
ные
подписи
для
работников
,
то
можно
использовать
элек
-
тронный
документооборот
на
законных
основаниях
.
В
настоящее
время
в
стадии
разработки
находятся
по
-
правки
в
трудовое
законодательство
,
которыми
однозначно
будет
предусмотрена
возможность
использовать
электрон
-
ные
подписи
в
трудовых
отношениях
.
В
случае
принятия
та
-
кого
закона
многие
работодатели
будут
готовы
достаточно
быстро
перейти
на
электронный
формат
.
ОПЫТ
ВЕДЕНИЯ
ПИЛОТНЫХ
ПРОЕКТОВ
ДРУГИХ
КОМПАНИЙ
23
марта
2018
года
стартовал
проект
по
внедрению
элек
-
тронного
документооборота
в
кадровой
сфере
.
Правила
его
проведения
регламентировал
Приказ
Минтруда
России
№
194
от
26.03.2018 «
О
проведении
эксперимента
по
пере
-
воду
в
электронную
форму
документов
и
сведений
о
ра
-
ботнике
по
вопросам
трудовых
отношений
».
В
пилотном
проекте
участвуют
8
крупных
компаний
:
ОАО
«
Российские
железные
дороги
»,
АО
«
Газпромбанк
»,
ПАО
«
АВТОВАЗ
»,
ПАО
«
РОСБАНК
»,
ПАО
«
Мечел
»,
АО
«
Северсталь
Менед
-
жмент
»,
ПАО
«
Ростелеком
»,
ООО
«
Яндекс
».
Пилотный
про
-
ект
продлиться
до
1
октября
2018
года
.
Перед
организаторами
и
работодателями
,
участвующи
-
ми
в
проекте
,
поставлены
следующие
задачи
:
–
опробовать
механизм
ведения
кадровых
документов
в
электронном
виде
;
–
оценить
затраты
и
полученные
эффекты
от
новых
пра
-
вил
ведения
кадровой
документации
;
–
выявить
проблемы
и
риски
от
ведения
кадрового
доку
-
ментооборота
в
электронном
виде
;
–
подготовить
предложения
по
оптимизации
обязательных
для
работодателей
документов
;
–
предоставить
инициативы
по
внесению
изменений
в
законодательство
с
целью
разрешения
ведения
электронного
кадрового
делопроизводства
.
Виды
работ
,
в
отношении
которых
проводится
экспери
-
мент
:
–
оформление
служебных
командировок
;
–
извещение
работников
о
составных
частях
заработной
платы
,
причитающихся
ему
за
соответствующий
период
;
–
ознакомление
с
графиком
отпусков
и
уведомление
о
времени
начала
отпуска
,
ознакомление
с
приказом
об
отпуске
,
предоставление
отпуска
работнику
на
основа
-
нии
его
заявления
,
планирование
отпусков
работников
на
предстоящий
год
;
–
ознакомление
работников
с
графиками
работ
;
–
ознакомление
работников
с
локальными
нормативными
актами
,
непосредственно
связанными
с
их
трудовой
деятельностью
;
–
получение
согласия
на
привлечение
к
сверхурочной
работе
и
работе
в
выходные
и
нерабочие
праздничные
дни
,
ознакомление
с
правом
отказаться
от
выполнения
сверхурочной
работы
;
–
ведение
учета
рабочего
времени
,
фактически
отрабо
-
танного
каждым
работником
;
–
составление
заявления
работника
о
выдаче
ему
копий
документов
,
связанных
с
работой
;
–
предоставление
документов
при
проведении
проверок
Федеральной
службой
по
труду
и
занятости
.
Резюмируя
вышесказанное
,
важно
отметить
,
что
про
-
цесс
цифровизации
может
встречать
сопротивление
как
у
организаторов
процесса
,
так
и
конечных
пользовате
-
лей
.
Однако
команда
управления
персоналом
ПАО
«
Лен
-
энер
го
»
предпочитает
работать
по
известному
принципу
тайм
-
менеджмента
—
реализовывать
проекты
оперативно
и
поэтапно
.
Это
позволяет
идти
к
результату
без
нажима
и
максимально
эффективно
,
шаг
за
шагом
приближаясь
к
цели
.
43
Цифровизация, IT, диджитал, e-learning, электронные подписи и документы — все эти слова стали частью нашей жизни. Однако внедрение этих процессов происходит очень непросто и небыстро, особенно для больших государственных структур. Ввод в работу цифровых новшеств в длительной перспективе дает оптимизацию многих процессов и колоссальную экономию времени.
